Eerste medewerker Crediteuren Administratie/trainee

De TU/e Campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke vraagstukken. De TU/e Campus is dé plek ‘Where innovation starts’.

De TU/e is een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.

Functieomschrijving

Binnen de financiële administratie van de TU/e is een Fulltime vacature ontstaan voor eerste medewerker Crediteuren Administratie.
Naast een bijdrage te leveren aan de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling, draag je zorg voor een actieve crediteurenbewaking, Je beheert de complexere uitval van het crediteurenproces middels analyse en het oplossen van het incident. Je voorziet de teamleider/Procesexpert actief van input ten behoeve van structurele verbeteringen. Tevens test je het proces en systeem bij changes in en releases van het ERP systeem. Afhankelijk van jouw ambitie en mogelijkheden, bekijken we of een traineeschap naar Teamleider van toepassing kan zijn.

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verwerken van de inkomende factuurstroom, verzoeken tot betaling en het verzorgen van de betaling aan crediteuren en overige uitgaande geldstromen. Daarbij onderhoudt je contact met de interne en externe klant, zowel telefonisch als per e-mail.

Taken & verantwoordelijkheden

Kwaliteitsbewaking/Efficiency

• Je analyseert wekelijks de standen van de openstaande posten en voert op basis daarvan aanvullende acties of correcties uit, zodat het Crediteurensaldo actueel is
• Bij uitval van facturen interpreteert gegevens en legt verbanden met andere informatie. Op basis daarvan onderneem je actie volgens gemaakte afspraken. Daarbij heb je oog voor de eventuele bijzonder situatie van de casus;
• Je voert zelfstandige analyses uit en maak je overzichten ter inzage van het proces voor het management en Teamleider.
• Bij verbetertrajecten in het crediteurenproces breng jij jouw kennis in ten aanzien van het proces of systeeminrichting.
• Bij updates van het systeem of proces, ben je in staat om kritisch te testen of de aanpassingen goed werken

Registreren:

• Je bent verantwoordelijk voor de factuur en declaratie verwerking (registeren, boeken, controle op juistheid en volledigheid);
• Verzorgt de stamdata van de crediteuren;

Je contacten zijn met name met:

• IT en procesexpert voor doorstroom van facturen i.g.v. problemen met ondersteunende systemen
• Leveranciers voor (het beantwoorden van) vragen of overige zaken
• De interne en externe klant i.g.v. vragen over specifieke crediteuren situaties

Betalingen:

• Je betaalt declaraties uit;
• Opstellen en verwerken betaalbatch van crediteuren;
• Je bereidt incidentele en spoedbetalingen voor;
• Controleer je de uitval en bespreekt dit met de gegevensverschaffer en lost verschillen op;
• Bepaal je welke facturen betaalbaar worden gesteld, rekening houdend met liquiditeitsbegroting en -positie;
• Behandel je betalingsherinneringen van leveranciers binnen toegekende bevoegdheden of in overleg met leidinggevende;
• Controleer je de stamdata crediteuren op juistheid en volledigheid.

Periodieke afsluiting:

• De sub-administratie crediteuren kan je aansluiten met het grootboek
• Bij interim en jaarrekening controle, lever je documentatie aan richting externe accountant rondom crediteuren
• Steekproeven t.b.v. o.a. de midyear review en einde jaar voer je zelfstandig uit.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO+/HBO niveau op het gebied van Finance, of vergelijkbaar;
• 2 tot 5 jaar relevante inhoudelijke werkervaring binnen een vergelijkbare financiële administratieve omgeving heeft de voorkeur, maar een gemotiveerde starter is ook welkom;
• Je werkt conform afgesproken procedures, maar weet deze ook te vertalen naar praktische casussen die extra aandacht nodig hebben;
• Je bent proactief en neemt initiatief;
• In staat om zelfstandig te werken. Je lost vraagstukken in je dagelijkse werk liefst zoveel mogelijk zelfstandig op, maar weet je je collega’s tijdig te vinden bij vragen;
• Een goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je handelt proactief op problemen die je in je werk tegenkomt. Dus niet alleen signaleren
• Bij voorkeur ben je bekend met Unit4 ERPX en Proactis.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende functie binnen een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we je:

• Een maandsalaris van minimaal €2.899 tot maximaal €3.809 bij een fulltime dienstverband (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten);
• Bij de start betreft het een tijdelijk contract voor de periode van een jaar, met de doelstelling tot een vaste aanstelling na deze periode.
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 8,3% en een gunstige regeling voor meer vakantiedagen of een sabbatical;
• Werktijden in overleg voor een optimale balans tussen werk en privé;
• Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je ruimte voor ontwikkeling van je talent met doorgroeimogelijkheden en uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden zoals mentoring, workshops en coaching;
• Een royale werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand. En flexibel werken is ook mogelijk in deze positie.

Informatie & sollicitatie

Aanvullende informatie:

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Gertjan van Lieshout, manager Financiële Administratie (040 - 247 8105 of g.h.v.lieshout@tue.nl). 

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services Support Units (HRServices.SupportUnits@tue.nl).

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Solliciteren:

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en cv via de "Apply now" button op de TU/e website. Let op dat je slechts 5 documenten tot 2 MB elk kunt uploaden. Als het nodig is, kan je bestanden combineren.

Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheden krijgen interne kandidaten voorrang.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!