Management & Office Assistant

Introductie

Als Management/Office Assistant bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de onderzoeksgroepen Fluids and Flows (F&F) en Materials Simulation and Modelling (MSM) binnen de faculteit Applied Physics and Science Education (APSE). De groepen F&F en MSM zijn gehuisvest in het Cascade-gebouw op de TU/e Campus. De F&F groep beschikt over bijna 700 m² laboratoria in Cascade voor experimenteel onderzoek. Met 10 (junior en senior) professoren, 4 ondersteunende medewerkers (inclusief technici), 4 deeltijd hoogleraren en circa 30 promovendi en postdocs bieden de onderzoeksgroepen een levendige en inspirerende onderzoekomgeving, perfect voor het onderbrengen van getalenteerde en ambitieuze wetenschappers, promovendi, postdocs en ondersteunend personeel. De F&F en MSM groepen zoeken een enthousiaste, nauwgezette en proactieve Management/Office Assistant die beide groepen ondersteunt.

Je gaat voor ongeveer 0,7 fte werken bij de Fluids and Flows (F&F) groep. De F&F groep doet onderzoek binnen het brede domein van stromende materie. Dit omvat de dynamica van vloeistoffen en gassen onder de meest uiteenlopende omstandigheden (zoals in microfluïdische stromingen, gassen in bijna-vacuümcondities en op geofysische schaal), meerfasen vloeistoffen, bijvoorbeeld emulsies zoals mayonaise, stromingen met faseovergangen, evenals stromingen van actieve materie zoals bewegingen in mensenmassa’s. We streven ernaar om wereldwijd leidend te blijven in deze onderzoeksgebieden door het vergroten van fundamenteel begrip, het ontwikkelen van nieuwe computationele en experimentele methoden en door verbinding te maken met maatschappelijke uitdagingen en industriële toepassingen. De groep herbergt ook een start-up waar fundamentele ontdekkingen worden toegepast ten behoeve van de hightech- en voedingsmiddelenindustrie.

Daarnaast zul je ook ongeveer 0,1 fte ondersteuning bieden aan de Materials Simulation and Modelling (MSM) groep binnen dezelfde faculteit. De MSM groep gebruikt simulaties om multifunctionele materialen te ontwerpen en processen te optimaliseren die te maken hebben met hernieuwbare energie en energie-efficiëntie. Hoewel de groep klein is, onderhoudt de MSM groep meerdere actieve nationale en Europese projecten waarvoor beperkte maar continue administratieve coördinatie nodig is (bijv. rapportages, bezoekers en groepsbijeenkomsten).

Functieomschrijving

In deze rol bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de onderzoeksgroepen, zodat zij hun kerntaken optimaal kunnen uitvoeren. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder meer:

• Het organiseren van verschillende soorten vergaderingen en evenementen, zoals promoties, F&F- en MSM-colloquia, conferenties, etc.
• Het verzorgen van de administratieve systemen, procedures en taken van de groep met betrekking tot studenten, promovendi, personeel en bezoekers.
• Het bieden van basis administratieve ondersteuning bij projectrapportages, agendabeheer, coördinatie van vergaderingen, bezoekerslogistiek en communicatie met het faculteitsbureau. Deze activiteiten worden uitgevoerd op aanvraag en in nauwe afstemming met beide groepsvoorzitters en andere betrokkenen.
• Het bewaken van voortgang en efficiëntie binnen de onderzoeksgroep en/of projectteams door het coördineren en monitoren van afspraken, het creëren van documentatie (en documentatiesystemen), voortgangscontroles, etc.
• Communicatie binnen de groepen, waarbij je zorgt dat relevante informatie wordt gedeeld met zowel F&F als MSM. Je rapporteert aan de groepsvoorzitter van F&F, terwijl je direct contact onderhoudt met de groepsvoorzitter van MSM voor MSM-gerelateerde zaken.
• Het organiseren van sociale evenementen zoals groepsactiviteiten, jubilea en afscheidsmomenten.
  
  

Functie-eisen

• Secretariële en/of administratieve opleiding, minimaal op MBO-niveau.
• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een vergelijkbare werkomgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in gesproken en geschreven Nederlands en Engels.
• Microsoft Office-vaardigheden en bereidheid om andere applicaties te leren.
• Organisatievermogen en de capaciteit om prioriteiten te stellen.
• Een proactieve, servicegerichte en flexibele persoonlijkheid.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bepaalde tijd contract van een jaar (0,8 fte), met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

De Faculteit Applied Physics and Science Education is een onderzoeksgedreven faculteit met uitstekende onderwijsprogramma's, allemaal met een sterke verbinding tussen onderzoek en onderwijs. Ons onderzoek is geclusterd in drie aandachtsgebieden: Fluids, Bio and Soft Matter (FBSM); Plasmas and Beams (PB); en Nano, Quantum and Photonics (NQP). Het is onze gezamenlijke ambitie om de volgende generatie 'engineers of the future' uit te rusten met de kennis en vaardigheden die ze nodig hebben om impact te maken op wetenschap, innovatie en de samenleving, van regionaal tot wereldwijd.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder prof. Herman Clercx, Professor en groepsvoorzitter van de F&F groep, h.j.h.clercx@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Stefan van Luijk, HR adviseur: s.h.v.luijk@tue.nl.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties. 

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.