Secretaresse (24 uur per week)

Introductie

De Universiteitsraad (UR) is het centrale medezeggenschapsorgaan van de TU/e. De Universiteitsraad bestaat uit een voorzitter (1.0 fte) , een secretaris (0.8 fte) en een secretaresse (0.6 fte). Dit team ondersteunt de 18 gekozen U-raadsleden bij hun werkzaamheden, organiseert alle vergaderingen van de U-raad en verzorgt de informatievoorziening voor de leden en voor de TU/e als geheel.

Functieomschrijving

De belangrijkste werkzaamheden van de secretaresse van de Universiteitsraad zijn:

• Vergaderingen en bijeenkomsten organiseren met alles wat daarbij hoort: plannen, zalen regelen, agendabeheer, catering regelen, stukken behandelen en plaatsen op SharePoint, optreden als ‘gastvrouw’ bij openbare UR vergaderingen, waar nodig aantekeningen/notulen maken, administratieve afhandeling van de UR vergaderingen etc.
• Regelen van evenementen/grotere bijeenkomsten
• Digitale correspondentie, bijhouden secretariaatsmailbox, beoordelen zelf afhandelen of doorzetten naar secretaris of voorzitter
• Administratieve ondersteuning: plaatsen van stukken op SharePoint, beheren van SharePoint, postlijsten verzorgen, verzorgen van vergoedingen voor UR leden, administratie van de leden, commissies, het doen van bestellingen, goedkeuren van betalingen etc.
• Bijhouden website
• Informatieverstrekking: voor veel mensen eerste aanspreekpunt van de UR, communicatie met UR-leden, uitleg geven aan derden over UR-processen
• Ondersteuning voorzitter en secretaris waar nodig. 

Dit overzicht is niet uitputtend, maar geeft wel een goede indruk.
Er is een goed handboek voor het secretariaat beschikbaar wat het gemakkelijker maakt om de werkzaamheden op te pakken.

NB Bij de UR wordt vrijwel alles in het Engels afgehandeld. Een goede kennis van Engels in woord en geschrift is dus een vereiste (overigens net als van het Nederlands).

Functie-eisen

• Relevante opleiding en ruime ervaring minimaal op MBO niveau.
• Goed spreek- en schrijfvaardigheid in zowel Engels als Nederlands.
• Goede communicatieve vaardigheden, stressbestendig en flexibele werkmentaliteit.
• Discretie en een uitstekend gevoel voor organisatorische en politieke verhoudingen
• Goede beheersing van MS-office programma’s. 
  
  

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke Universiteit, midden tussen de studenten, docenten en wetenschappers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Starten met een jaarcontract, bij gelijkblijvende omstandigheden uitzicht op vast dienstverband.
• Salarisschaal 6/7 CAO voor Nederlandse Universiteiten. Afhankelijk van opleiding, ervaring en achtergrond van de kandidaat bedraagt het salaris minimaal € 3.029,- en maximaal € 3.985,- bruto per maand op basis van fulltime.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden waaronder 8% vakantiegeld, een vaste 13e maand uitkering, 41 vakantiedagen op jaarbasis bij een fulltime 40 urige werkweek, pensioenregeling, uitstekende sportfaciliteiten en opleidingsmogelijkheden.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans, mogelijkheid tot hybride werken.*
• Tegemoetkoming voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• En verder betreft het een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke Universiteit, midden tussen de studenten, docenten en wetenschappers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station.

* In principe 1 of 2 dagen per week aanwezigheid op de campus, met een paar bijzonderheden:

• Minimaal aanwezig op de campus op maandag.
• Bereidheid tot overige aanwezigheid in overleg.
• Aanwezigheid bij de UR vergaderingen met het College van Bestuur. Die vinden 8 maal per jaar plaats op maandag, begintijd 16.00 uur. Eindtijd hangt af van de agenda en het verloop van de vergadering.
• Beschikbaar als de vergaderstukken binnenkomen en verwerkt moeten worden; dat is op een aantal donderdagmiddagen en vrijdagen (ochtend en middag). 
  
  

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

Informatie

Voor meer informatie over de functie en de procedure kun je contact opnemen met Euflex, Helen van Mierlo, hvmierlo@tue.nl 040-2478086.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Mocht je interesse hebben, reageer dan via de sollicitatielink van onze website https://www.euflex.nl/vacatures/secretaresse-universiteitsraad-24-uur/. Graag ontvangen wij je cv en sollicitatiebrief, waarin je aangeeft waarom je voor deze functie in aanmerking komt en wat je kwalificaties zijn.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.