Student Affairs Officer (0,6 – 1,0 fte)

Korte wervende tekst

Word jij enthousiast van een baan waarbij je in direct contact staat met studenten en docenten, veel zelfstandigheid krijgt en beroep wordt gedaan op je administratieve en organisatorische talenten? Is Engels geen probleem voor jou en werk je accuraat en zelfstandig? Dan ben jij onze nieuwe Student Affairs Officer. Deze positie is onderdeel van de dienst Education and Student Affairs en is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven.

Functieomschrijving

In deze positie ben je onderdeel van het Team Education and Student Affairs (ESA) van de faculteit Mechanical Engineering (ME).

Het ESA-team is verantwoordelijk voor alle onderwijsondersteuning (Bachelor’s en Master's) van de faculteit. Achter de schermen zorgen we voor een afgestemd curriculum en rooster, evaluatie en kwaliteitszorg, beleid en de toelating van aankomende studenten.

Student Affairs Officer

Je ondersteunt de secretarissen van de examencommissies met administratieve taken, met het organiseren van diploma-uitreikingen en je verzorgt de archiveringswerkzaamheden bij de faculteit Mechanical Engineering.

Je bent de spin in het web in het aanleverproces van tentamens en het plannen en organiseren van deeltoetsen.

We zoeken iemand die proactief, servicegericht en flexibel is en daarnaast de Engelse taal goed beheerst. Je kunt goed overzicht houden over de verschillende taken die voorkomen en weet dit op de juiste wijze met betrokkene te communiceren.

Mochten de prioriteiten binnen de faculteit verschuiven dan kan het voorkomen dat je taken en verantwoordelijkheden (tijdelijk) wijzigen. Mechanical Engineering is een groeifaculteit en heeft ambities om activiteiten, communicatie en marketing te intensiveren met als doel de masterinstroom te vergroten. Inzet met vergelijkbare taken binnen deze teams is mogelijk op dalmomenten in de rol als student affairs officer.

Jouw taken

Als student affairs officer vervul je de volgende taken:

• Ondersteunen van de examencommissie secretarissen met administratieve taken;
• Uitvoeren van de onderwijs- en examenadministratie zoals het controleren en administratief verwerken van keuzepakketten van studenten (middels de PlanApp);
• Genereren van overzichten van relevante student- en onderwijsgegevens;
• Adviseren van studenten bij specifieke vragen/problemen op het gebied van onderwijs, tentamens, examens en afstuderen;
• Het bijhouden van de studiegids;
• Front office werkzaamheden voor 2 dagen per week;
• In samenwerking met collega’s zorgen voor informatievoorziening aan studenten over processen en formulieren;
• Deelname in verbeter- en digitaliseringprojecten voor processen;
• Het organiseren van activiteiten zoals diploma-uitreikingen en specialisatiebijeenkomsten;
• Overige onderwijsadministratieve en –logistieke werkzaamheden.

Functie-eisen

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur heb je werkervaring in het Hoger Onderwijs;
• Je hebt ervaring met het werken met administratieve systemen, bij voorkeur ervaring met het studenteninformatiesysteem OSIRIS;
• Je kan helder en zorgvuldig formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kan goed luisteren en essentiële informatie filteren;
• Je bent servicegericht en kunt zelfstandig, maar kunt ook in een teamverband werken;
• Je werkt accuraat en zorgvuldig; je beschikt over een groot organisatorisch vermogen.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel heel enthousiast van deze baan? Reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een functie van 0,6 – 1,0 fte;
• Een maandsalaris van minimaal € 2.899,- en maximaal € 3.809,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten);
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%; Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical; Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden; Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans;
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching;
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet;
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Afhankelijk van opleiding en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Informatie & sollicitatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Steven Fritts, teamleider keten Studievoortgang, s.l.fritts@tue.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, HRServices.SupportUnits@tue.nl of bel 040 247 4486. 

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, upload dan je motivatie en CV via de "Solliciteer direct/apply now" button. We kijken uit naar je sollicitatie!

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Hierdoor kunnen er in overleg al gesprekken plaatsvinden vóór de sluitingsdatum van de procedure.

Wij reageren niet op sollicitaties die op een andere wijze worden ingediend.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.