Recordmanager / Kwaliteitsadviseur

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van onze digitaal gecreëerde informatie? Ben je van nature communicatief vaardig, kun je je inleven in de werkwijzen van je collega’s op alle niveaus in de organisatie, en heb je affiniteit met document, content en recordmanagement. Ben je daarnaast ook een klantgerichte teamspeler die zich thuis voelt in een internationale en multidisciplinaire omgeving en houdt van vernieuwing, dan komen wij graag met jou in contact.

Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om geëngageerde ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen het product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren. We leveren dan ook een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding, en adviseren daarnaast onze collega’s over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

Jouw positie
Als kwaliteitsadviseur ben je verantwoordelijk voor het toetsen van de kwaliteit van archiefwaardige documenten en daarbij behorende (meta-)data. Je levert daarmee een bijdrage aan de optimalisatie van onze informatiehuishouding. Je toetst dat deze informatie op correcte wijze in de diverse bronapplicaties wordt opgeslagen en beheerd. Communicatie is erg belangrijk in deze functie. Je zal met diverse mensen in gesprek gaan om te toetsen hoe de kwaliteit van informatie is, maar ook gevraagd en ongevraagd hierover advies geven, door alle lagen van de organisatie.

Daarnaast ben je sparringpartner voor jouw collega’s van het archief-team en kun je ook voorbij het onderwerp ‘kwaliteit’ meedenken rondom archief-vraagstukken en ondersteuning bieden waar nodig.

Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

Taken:

• Kwaliteitsborging van het universiteitsbrede recordmanagement, door middel van het doorontwikkelen, onderhouden en beheren van het kwaliteitssysteem informatiebeheer;
  • o Updaten van het kwaliteitshandboek en doorvoeren van wijzigingen daarin;
  • o Updaten van kwaliteitsprocedures zodat de kwaliteit van het vervangingsproces wordt geborgd;
  • o Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van archiefwaardige informatie in archiefapplicatie en overige bronapplicaties waarin deze wordt opgeslagen en adviseren over mogelijke verbeteringen.
  • o Organiseren, coördineren en uitvoeren van interne controles op basis van beschreven criteria voor digitaal archiefbeheer;
• Adviseren over doorontwikkeling en toepassing van recordmanagement en i.h.b. de kwaliteit van de informatie
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e archiefbeleid, daarbij rekening houdend met wetgeving, procedures en normering, dat aansluit op duurzaam records management voor de gehele organisatie;
• Bijdragen aan roadmap team Archive met speciale aandacht voor kwaliteitssysteem informatiebeheer
• Coördinatie van werk dat voortkomt uit kwaliteitsprocedures in afstemming met de Product Owner van team archief.
• Samenwerken met de adviseurs van team Datamanagement met als doel de data voor het TU/e archief op de juiste manier te borgen;
• Aansturen van en deelnemen aan projecten die in grootte variëren van kleine tot zeer grote TU/e brede projecten.
• Sparren met en ondersteuning bieden aan je directe collega’s om samen tot de beste resultaten te komen.

Functie-eisen:

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Teamspeler met sterke aantoonbare communicatieve vaardigheden op alle niveaus in de organisatie, analytisch vermogen, organisatiesensitief en ervaren in gestructureerd werken;
• Kennis van en ervaring met recordmanagement en/of kwaliteit van het informatiebeheer;
• Goede beheersing, in woord en geschrift, van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat bieden wij?

• Je komt te werken op een levendige en internationale campus, een interessante werkomgeving waarin je wordt gestimuleerd jezelf te ontwikkelen op het gebied van informatie- en recordmanagement;
• Het fulltime brutosalaris salaris is conform de CAO Nederlandse Universiteiten en afhankelijk van kennis en werkervaring. Deze functie komt overeen met schaal 10 met een maximum van €5.331,- ;
• Daar bovenop komt nog vaste eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris (13de maand) en een vakantie-uitkering van 8% van het jaarsalaris;
• De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (sportfaciliteiten, opleidingsfaciliteiten, flexibel werken, hybride werken en veel vrijheid in je werk) en bovendien heb je zelfs 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek;
• Wij bieden een jaarcontract en bij goed functioneren wordt deze aanstelling na één jaar omgezet naar een vast dienstverband;
• Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je gratis toegang tot trainingsprogramma's en een gunstige regeling voor werk-gerelateerd studeren;
• De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand;
• Parttime, flexibel en deels remote werken is ook mogelijk in deze positie; Een stimulerende en uitdagende werkomgeving in een leuk team.

Informatie en sollicitatie
Meer inhoudelijke informatie over de functie kun je krijgen bij H.J.M. Verhees, product owner Archive, tel. 040-247 4669, e-mail: h.j.m.verhees@tue.nl;
Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden neem je contact op met Auke Peters via a.a.peters@tue.nl.

Sollicitatie:
Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Upload dan je motivatiebrief en CV via de “Apply now” button op de TU/e website.  Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Deze vacature blijft open staan totdat deze is vervuld.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.