Management/Office Assistent 0,5 - 1.0 FTE

Word jij de verbindende kracht binnen het ESA EE team?
Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van ontzorgen, schakelen en samenwerken? Kom werken bij ESA EE en ondersteun het team en de leidinggevende in diverse werkzaamheden. Je bent breed inzetbaar voor diverse ondersteunende werkzaamheden binnen het team.

Functieomschrijving

De faculteit Electrical Engineering (EE) biedt twee bachelor- en twee masteropleidingen aan. De verantwoordelijkheid voor de inhoud en de kwaliteit van het onderwijs ligt bij de opleidingsdirecteur en zijn managementteam. Alle onderwijsondersteunende taken worden door het Education and Student Affairs (ESA) team van de faculteit uitgevoerd.

In deze functie ben je onderdeel van het ESA EE team.

Het secretariaat is het hart van het team waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistent ben je de spin in het web. Je bent verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het team en de leidinggevende. Jij gaat de agenda van de leidinggevende beheren en organiseert de structurele vergaderingen voor het team. Ook het organiseren van onderwijsdagen en teamuitjes behoren tot je taken. Je zorgt ervoor dat alle kantoorbenodigdheden bijgehouden worden. Ook licht administratieve taken behoren tot je werkzaamheden. Denk hierbij aan het controleren van facturen, het goedkeuren van opdrachten binnen het financieel systeem van de TU/e en het bijhouden van administratieve overzichten in Excel. In deze rol kun je veel eigen initiatief tonen en je kunt de functie echt eigen maken, je krijgt hiervoor alle vrijheid.

Functie-eisen

• Je hebt een MBO-diploma in secretariële richting en beschikt over 3 of meer jaar relevante werkervaring in een secretariële functie.
• Je hebt ervaring met licht administratieve taken.
• Plannen en organiseren zit in je DNA en je wordt enthousiast van ontzorgen.
• Je kunt je vinden in de volgende beschrijving: integer, accuraat, servicegericht, proactief, sociaal, stressbestendig en goed coördinerend vermogen.
• Je hebt uitgebreide ervaring met het werken met Microsoft365 of MS Office (agendabeheer via Outlook, Teams, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel), je pakt dit ook snel op en bent ervaren in het je eigen maken van nieuwe systemen.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en je communiceert helder (mondeling en schriftelijk) in zowel Nederlands als Engels.

Twijfel je of je aan alle eisen voldoet, maar spreekt de functie je aan? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee! Ook het aantal uren dat je wilt werken is in onderling overleg af te stemmen.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie & sollicitatie

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7.000 medewerkers en 13.000 studenten.

Meer informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Marc Spiegelberg [Manager ESA EE], m.spiegelberg@tue.nl of +31 40 247 3066.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Vivi Maas [HR-adviseur], v.l.maas@tue.nl of +31 40 247 6143.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!