Medewerker Midoffice/Secretariaat bij Campus & Facilities (C&F)

Introductie

Als medewerker Midoffice/ Secretariaat ben je de spil tussen de klant met een klantvraag, de afdelingen van Campus & Facilities en de leveranciers.

Functieomschrijving

Het Midoffice/ Secretariaat wordt operationeel aangestuurd door de coördinator Midoffice/ Secretariaat.

Wat ga je doen als Medewerker Midoffice/ Bedrijfsadministratie:

• Verstrekken van informatie aan klanten, studenten, medewerkers en leveranciers;
• Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en doorzetten naar de backoffice.
• Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (inzetten en versturen offerteaanvragen/ opdrachtbrieven, uitvoeren controles orderafhandeling, samenstellen en beheren van digitaal orderdossier).
• Registratie van ontvangsten, beoordelen en doorzetten van goed te keuren facturen.
• Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
• Plaatsen van bestellingen via inkoopapplicatie.
• Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen en hier opvolging aan geven.
• Secretariële ondersteuning, als aanvulling op aanwezige managementassistenten, waaronder: agenda en mailbox beheer, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

Functie-eisen

• Je werkt planmatig en nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent een teamspeler, klant- en resultaatgerichtheid.
• Je beschikt over een opleiding op MBO werk- en denkniveau met een (financieel) bedrijfsadministratieve achtergrond en affiniteit voor techniek.
• Goede beheersing van MS-office programma’s zoals Outlook, Word en SharePoint en je vindt het leuk om de administratie in de daarvoor aanwezige computerprogramma’s (zoals Planon, Proactis en Unit4) uit te voeren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Het betreft een dienstverband voor de periode van 1 jaar via onze interne detacheringsorganisatie EuFlex. Met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische en organisatorische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling. (Indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
• Een maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

TU Eindhoven is een internationaal toonaangevende universiteit middenin in de Brainportregio waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid en een hands-on mentaliteit samenkomen. We werken open en intensief samen met hightechindustrieën aan oplossingen voor complexe maatschappelijke uitdagingen. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én morgen. TU/e telt ruim 13.000 studenten en meer dan 7.000 medewerkers, en vormt een diverse en levendige academische gemeenschap.

Campus & Facilities

Campus & Facilities beheert de volledige levenscyclus van het TU/e vastgoed: van ontwikkeling tot onderhoud, van technische installaties tot infrastuctuur en facilitaire diensteverlening. Op 75 hectare en ruim 350.000 m2 aan gebouwen werk je in een omgeving die voortdurend in ontwikkeling is. Je bent omringd voor engineers, onderzoekers en specialisten die hetzelfde doel delen: een campus die uitnodigt tot presteren en samenwerken.

Business Support is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Campus & Facilities. Business Support bestaat uit de volgende onderdelen: Midoffice/ Secretariaat en Informatie- en datamanagement.

Het Midoffice/Secretariaat is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen e.d.) en orders. Het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van Campus & Facilities, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Het Midoffice/ Secretariaat is daarmee de intermediair tussen en aanspreekpunt van de klant (medewerkers TU/e en derden), medewerkers Campus & Facilities en leveranciers.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Edwin Spanjaards, Manager Business Support/Quality C&F, e.w.t.spanjaards@tue.nl of +31 40 2472736 of Jolanda Wouters-Heuveling, coördinator Midoffice/Secretariaat, j.c.m.wouters.heuveling@tue.nl, telefoon +31 40 2475255.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, e-mail: HRServices.SupportUnits@tue.nl of bel 040 247 4486.  

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Meer informatie over de dienst Campus & Facilities vind je hier.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.